Ein Auftraggeber meldet eine Fahrt zum Arzt und legt einen Transportschein vor. Damit sind noch nicht alle Fragen geklärt: Passt die Verordnung zum Auftrag? Muss die Krankenkasse vorher zustimmen? Und gelten die Unterlagen auch für die vorgesehene Rückfahrt?
Für Fahrdienstbetriebe lohnt es sich, diese Punkte vor der Disposition auseinanderzuhalten. Der Beitrag erläutert häufige Fälle der gesetzlichen Krankenversicherung und eine praktische Unterlagenprüfung. Medizinische Entscheidungen trifft die verordnende Stelle; die Kostenübernahme richtet sich nach den gesetzlichen Voraussetzungen und gegebenenfalls der Entscheidung der Krankenkasse.
Hinweis: Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und ist keine Rechtsberatung. Er ersetzt keine individuelle rechtliche Prüfung. Für konkrete Rechtsfragen wenden Sie sich an eine Rechtsanwältin oder einen Rechtsanwalt.
Verordnung und Genehmigung beantworten verschiedene Fragen
Mit der Verordnung wird die medizinisch notwendige Beförderung beschrieben. Eine Genehmigung betrifft die Zustimmung der Krankenkasse, soweit sie für den jeweiligen Fall erforderlich ist. Eine vorhandene Verordnung bedeutet daher nicht in jedem Fall, dass eine nötige Genehmigung bereits vorliegt.
Die gesetzliche Grundlage für Fahrkosten ist § 60 SGB V. Die Krankentransport-Richtlinie des Gemeinsamen Bundesausschusses konkretisiert Voraussetzungen und Beförderungsmittel. Im Alltag wird die Verordnung häufig „Transportschein“ genannt. Die KBV erläutert die Verordnung auf dem Formular Muster 4 auf ihrer Seite zur Krankenbeförderung.
Für das Büro ergeben sich drei getrennte Prüfungen:
- Welche Beförderung ist verordnet?
- Ist für diesen Fall eine vorherige Genehmigung erforderlich?
- Stimmen Auftrag, Zeitraum und Durchführung mit den Unterlagen überein?
Krankenfahrt oder Krankentransport?
Die Begriffe sind fachlich unterschiedlich. Eine Krankenfahrt mit Taxi oder Mietwagen erfolgt ohne medizinisch-fachliche Betreuung während der Fahrt. Dazu können auch entsprechend ausgestattete Mietwagen für Rollstuhlfahrgäste gehören.
Ein Krankentransport mit Krankentransportwagen kann erforderlich sein, wenn medizinisch-fachliche Betreuung oder besondere Einrichtungen des Fahrzeugs benötigt werden. Die KBV erläutert diese Abgrenzung und die Auswahl des Beförderungsmittels.
Für die Auftragsaufnahme heißt das: Leiten Sie das Beförderungsmittel nicht allein aus dem Ziel „Krankenhaus“ oder dem Hinweis „Rollstuhl“ ab. Ist die Angabe unklar oder passt sie nicht zur angefragten Leistung, klären Sie sie mit der verordnenden Stelle, bevor Sie einen entsprechenden Auftrag zusagen.
Wann ist eine vorherige Genehmigung nötig?
Für medizinisch notwendige Fahrten zur stationären sowie vor- oder nachstationären Behandlung ist nach der G-BA-Übersicht zur Krankenbeförderung grundsätzlich keine vorherige Genehmigung der Krankenkasse nötig. Bei ambulanten Behandlungen gelten besondere Voraussetzungen und Ausnahmen.
Die folgende Übersicht beschreibt häufige Fälle geplanter Beförderungen in der gesetzlichen Krankenversicherung und ersetzt keine Prüfung des konkreten Falls. Rettungsfahrten und Fahrten zu Rehabilitation oder Kuren sind hier nicht dargestellt.
| Konstellation | Grundsätzliche Einordnung |
|---|---|
| Medizinisch notwendige Fahrt zur stationären oder vor- beziehungsweise nachstationären Behandlung | Regelmäßig ohne vorherige Genehmigung |
| Ambulante Krankenfahrt mit Taxi oder Mietwagen bei Merkzeichen „aG“, „Bl“ oder „H“ | Bei erfüllten Verordnungsvoraussetzungen keine gesonderte vorherige Genehmigung |
| Ambulante Krankenfahrt mit Taxi oder Mietwagen bei Pflegegrad 4 oder 5 | Bei erfüllten Verordnungsvoraussetzungen keine gesonderte vorherige Genehmigung |
| Ambulante Krankenfahrt mit Taxi oder Mietwagen bei Pflegegrad 3 | Die dauerhafte Mobilitätsbeeinträchtigung ist zusätzlich relevant; Pflegegrad 3 allein genügt im Regelfall nicht. |
| Ambulante Serienfahrt wegen einer hochfrequenten Behandlung, etwa Dialyse | Grundsätzlich vorherige Genehmigung; daneben bestehende Ausnahmen müssen geprüft werden. |
| Krankentransportwagen zur ambulanten Behandlung | Vorherige Genehmigung erforderlich, auch bei den genannten Pflegegraden oder Merkzeichen |
Die ambulanten Fälle und die Unterscheidung zwischen Krankenfahrt und Krankentransport erläutert der Gemeinsame Bundesausschuss. Für bestimmte vor 2017 anerkannte Pflegefälle enthält § 60 Absatz 1 SGB V zusätzlich eine Bestandsschutzregelung. Unklare Voraussetzungen sollten deshalb individuell mit der Krankenkasse geklärt werden.
Genehmigungsfrei bedeutet nicht verordnungsfrei. Ebenso folgt aus Alter, eingeschränkter Mobilität oder einem Arzttermin allein noch keine allgemeine Zusage zur Kostenübernahme.
Die Checkliste vor der ersten Fahrt
Vereinbaren Sie im Büro, wer die Unterlagen prüft und wer offene Fragen mit Auftraggeber, Praxis oder Krankenkasse klärt. Diese Punkte helfen bei der Aufnahme:
- Person und Kostenträger: Gehören Unterlagen und Auftrag zur selben versicherten Person und Krankenkasse?
- Behandlungsanlass: Ist erkennbar, welche Behandlung und welcher Termin beziehungsweise Zeitraum gemeint sind?
- Beförderungsmittel: Passt die verordnete Beförderung zur tatsächlich angefragten Leistung?
- Hin- und Rückfahrt: Sind beide Richtungen berücksichtigt, soweit sie vorgesehen sind?
- Zeitraum und Wiederholung: Passen einzelne Termine und geplante Serien zum angegebenen Umfang?
- Genehmigung: Liegt sie vor, wenn sie erforderlich ist, und deckt sie die vorgesehenen Fahrten ab?
- Offene Angaben: Ist festgehalten, was fehlt, wer nachfragt und wann erneut geprüft wird?
Diese Liste ist eine betriebliche Arbeitshilfe. Welche Unterlagen für Ihre Abrechnung zusätzlich erforderlich sind, richtet sich unter anderem nach den maßgeblichen Vereinbarungen mit dem Kostenträger. Füllen oder ändern Sie medizinische Angaben nicht eigenständig; lassen Sie Unklarheiten von der zuständigen Stelle berichtigen.
Beispiel: Eine Dialyse-Serie wird verlängert
Dieses Beispiel ist fiktiv: Ein Betrieb fährt dreimal pro Woche zu einer Dialyse. Die vorliegenden Unterlagen reichen bis Ende des Monats. Der Auftraggeber bestellt bereits Termine für den Folgemonat.
Die neue Bestellung verlängert den dokumentierten Zeitraum nicht automatisch. Prüfen Sie vor den zusätzlichen Fahrten, welche Verordnung und gegebenenfalls welche Genehmigung vorliegen. Klären Sie einen noch offenen Antrag oder eine fehlende Verlängerung mit den Beteiligten und halten Sie die Rückmeldung fest.
Dasselbe gilt, wenn Behandlungsort, Beförderungsmittel oder Häufigkeit verändert werden. Der ursprüngliche Vorgang sollte nicht ungeprüft als Grundlage für jeden späteren Auftrag dienen. Für die organisatorische Seite hilft unser Beitrag Dialysefahrten organisieren.
Drei häufige Missverständnisse
„Die Praxis hat verordnet, also hat die Kasse schon zugestimmt.“
Verordnung und eine erforderliche Genehmigung sind getrennte Schritte. Fragen Sie bei genehmigungspflichtigen Fahrten nach dem Stand der Zustimmung, statt sie aus dem Formular abzuleiten.
„Eine Fahrt zum Krankenhaus ist immer eine stationäre Fahrt.“
Auch in Krankenhäusern finden ambulante Behandlungen statt. Prüfen Sie den tatsächlichen Behandlungsanlass. Die Adresse allein entscheidet die Einordnung nicht.
„Pflegegrad 3 reicht immer aus.“
Bei Pflegegrad 3 ist eine dauerhafte Mobilitätsbeeinträchtigung eine zusätzliche Voraussetzung für diese Genehmigungsausnahme. Für die bereits genannten Bestandsschutzfälle gelten abweichende Voraussetzungen, die anhand der Unterlagen geklärt werden müssen.
Einen verlässlichen Prüfablauf einführen
Beginnen Sie mit einer festen Stelle für ungeklärte Unterlagen und einer klaren Zuständigkeit. Prüfen Sie Verlängerungen und Änderungen bei Serienfahrten, bevor neue Termine aus dem alten Ablauf übernommen werden. Nach der Durchführung gehören die tatsächlich gefahrenen Termine und die passenden Nachweise zu demselben Vorgang.
So lässt sich vor der Abrechnung nachvollziehen, auf welcher Grundlage die Fahrt geplant und durchgeführt wurde. Die Prüfung medizinischer Voraussetzungen und eine gegebenenfalls nötige Entscheidung der Krankenkasse bleiben dabei bei den zuständigen Stellen.
Quellen und weiterführende Informationen
- § 60 SGB V: Fahrkosten – gesetzliche Voraussetzungen und Genehmigungsausnahmen.
- G-BA: Krankentransport-Richtlinie – maßgebliche Richtlinie und aktuelle Fassung.
- G-BA: Krankenbeförderung – Einordnung häufiger Behandlungs- und Beförderungsfälle.
- KBV: Krankenbeförderung – Verordnung, Beförderungsmittel und Formular Muster 4.
- Rollstuhltransporte planen – praktische Aufnahme und Zeitplanung.
Quellen geprüft am 13. Oktober 2026. Die Übersicht beschreibt häufige Fälle der gesetzlichen Krankenversicherung; Checkliste und Serienbeispiel sind redaktionelle Arbeitshilfen.
